Nützliche Tools im Kontext „Datenschutz“

Terminplanung

Terminfindungs-Tool ohne Werbe-Tracking
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Befragungen

Sichere Befragungen auf ITA-Servern
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Web-Statistik

Webstatistiken ohne Datenweitergabe
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Dokumentenaustausch auf eigenem Server
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Datenschutz hat einen besonders hohen Stellenwert am Institut für Technologie und Arbeit (ITA). Die Verarbeitung personenbezogener Daten erfolgt stets im Einklang mit der Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO) und in Übereinstimmung mit den für uns geltenden landesspezifischen Datenschutzbestimmungen. Mittels unserer Datenschutzerklärung informieren wir die Öffentlichkeit über Art, Umfang und Zweck der von uns erhobenen, genutzten und verarbeiteten personenbezogenen Daten. Ferner werden betroffene Personen mittels dieser Datenschutzerklärung über die ihnen zustehenden Rechte aufgeklärt.

Das Institut hat zahlreiche technische und organisatorische Maßnahmen umgesetzt, um einen möglichst lückenlosen Schutz personenbezogener Daten sicherzustellen:

  • Webseite: Die Nutzung unserer Internetseiten ist grundsätzlich ohne jede Angabe personenbezogener Daten möglich. Sofern eine betroffene Person besondere Services unseres Instituts über unsere Internetseite in Anspruch nehmen möchte, könnte jedoch eine Verarbeitung personenbezogener Daten erforderlich werden. Ist die Verarbeitung personenbezogener Daten erforderlich und besteht für eine solche Verarbeitung keine gesetzliche Grundlage, holen wir generell eine Einwilligung der betroffenen Person ein. Um die Weiterleitung datenschutzrechtlich sensibler Logdaten an Dritte zu vermeiden, setzten wir die Open-Source-Webanalytik-Plattform Matomo ein.
  • Befragungen: Befragungen sind wichtige Instrumente der Datenerhebung im wissenschaftlichen Kontext. Wo immer möglich setzen wir für Befragungen die Open Source Software LimeSurvey der Firma LimeSurvey GmbH Umfragedienste & Beratung ein. Keine der erhobenen Daten werden an LimeSurvey GmbH Umfragedienste & Beratung, weitergeben oder ihr der Zugriff darauf gewährt. Die Befragungs-Software wird auf einem Server des Anbieters manitu GmbH in der Bundesrepublik Deutschland betrieben. Dieser Anbieter stellt nur den Webspace zum Betrieb der Befragungen auf Basis einer vertraglichen Regelung mit ITA zur Verfügung. In dieser vertraglichen Regelung ist die Einhaltung der DS-GVO durch manitu GmbH zwingend vorgeschrieben. manitu GmbH hat keinen Zugriff auf die erhobenen Daten, ebenso wenig werden ihm die genannten Daten vom ITA zur Verfügung gestellt. Die Befragungen werden auf SSL-verschlüsselten Webseiten angeboten (zu erkennen an einer Adresse, die mit https:// beginnt) und sind damit für Dritte nicht lesbar. Nach Befragungsende werden die erhobenen Daten auf einen eigenen Server des ITA in der Bundesrepublik Deutschland exportiert und dort elektronisch gespeichert. Zugang zu diesem Server ist nur IT-Mitarbeitern/-Mitarbeiterinnen des ITA vorbehalten. Der Zugriff auf den Server und der darauf gespeicherten Daten ist nur über mehrere Authentifizierungsverfahren möglich. Die gespeicherten Daten einerBefragung werden weiter nur auf passwortgeschützten Rechnern des ITA zum Zweck der wissenschaftlichen Analyse von projektbetrauten Mitarbeiter*innen von ITA verarbeitet. Damit hat ausschließlich das ITA Zugriff auf die erhobenen und gespeicherten Daten aus solchen Befragungen.
  • Terminsuche: Viele Terminfindungs-Tools im Internet nutzen ein Werbe-Tracking, was datenschutzrechtlich bedenklich ist. Insofern setzen wir den Terminplaner von Digitalcourage ein, der keine weiteren Daten als die zur Terminsuche erforderlichen Eingaben speichert
  • Dokumentenaustausch: Die Versendung vertraulicher Dokumente per Mail ist grundsätzlich nicht sicher, falls Sender und Empfänger keine Verschlüsselungstechnologien einsetzen. Aus diesem Grund betreibt das ITA auf eigener Hardware einen Nextcloud-Server, der zum sicheren Austausch von Dateien dient, da die Übertragung über SSL-verschlüsselten Webseiten abgewickelt wird (zu erkennen an einer Adresse, die mit https:// beginnt). Projektpartner erhalten einen Zugang zu unserer ITA-Cloud während der Projektlaufzeit.