Die lang­jäh­ri­ge Erfah­rung in vie­len Werk­stät­ten zeigt, dass es nicht immer gelingt, nach der durch­ge­führ­ten Bench­mar­king-Mes­sung einen erfolg­rei­chen Pro­zess der Ver­bes­se­rung zum Lau­fen zu brin­gen. Der Lösungs­an­satz des WfbM-Bench­mar­kings, auf Basis der Qua­li­täts­mes­sung in einer Pro­jekt­grup­pe zen­tra­le Ent­wick­lungs­the­men her­aus­zu­ar­bei­ten und für die­se geziel­te Maß­nah­men umzu­set­zen, wird von vie­len Werk­stät­ten seit Jah­ren mit gro­ßem Erfolg ein­ge­setzt. Es gibt aber auch Ein­rich­tun­gen, teils sehr klei­ne ohne erprob­te Pro­jekt­struk­tu­ren, teils sehr gro­ße mit zu kom­ple­xen und trä­gen Struk­tu­ren, die zwar Jahr für Jahr mes­sen, dann aber kei­nen sys­te­ma­ti­schen Ver­bes­se­rungs­pro­zess eta­blie­ren. Manch­mal sind zeit­li­che Res­sour­cen die Ursa­che, etwa wenn im ope­ra­ti­ven Tages­ge­schäft die Zeit nicht aus­reicht, um neben der teils auf­wän­di­gen Mes­sung noch an Ver­bes­se­rungs­maß­nah­men zu arbei­ten.

Ab dem Mess­jahr 2021 wird es mög­lich sein, statt der fort­lau­fen­den jähr­li­chen Mes­sung ein sog. »Alter­nie­ren­des Modell« ein­zu­set­zen: Auf ein Jahr mit Bench­mar­king-Mes­sung (»Mess­pha­se«) folgt ein zwei­tes ohne Mes­sung, das dafür mit vol­ler Kraft für die Wei­ter­ent­wick­lung genutzt wer­den kann (»Ent­wick­lungs­pha­se«). Dabei ändert sich ver­trag­lich nichts! In dem Ent­wick­lungs­jahr erhal­ten die Werk­stät­ten anstel­le der Mess­leis­tung eine pro­fes­sio­nel­le Pro­zess­be­glei­tung durch das ITA.

Bei der Nut­zung des alter­nie­ren­den Modells ist es erfor­der­lich, dass in der Mess­pha­se alle zwei Jah­re sämt­li­che Kenn­zah­len erho­ben wer­den, inklu­si­ve der ansons­ten nur zwei­jäh­rig gemes­se­nen Indi­ka­to­ren (z.B. Check­lis­te Inklu­si­on). Der Mess­auf­wand ist daher etwas höher. Werk­stät­ten, die die Beschäf­tig­ten­be­fra­gung nut­zen, soll­ten die­se in der Mess­pha­se eben­falls durch­füh­ren, min­des­tens jedoch in jeder zwei­ten Mess­pha­se, also alle vier Jah­re.

In dem Jahr ohne Mes­sung beglei­tet das ITA den Wei­ter­ent­wick­lungs­pro­zess und unter­stützt zum Bei­spiel durch eine pro­fun­de Ergeb­nis­ana­ly­se, die Mode­ra­ti­on von Work­shops und regel­mä­ßi­ge Reviews des Fort­gangs. Durch die­se exter­ne Beglei­tung gelingt das kon­ti­nu­ier­li­che Umset­zen zumeist bes­ser und geht im viel­fäl­ti­gen Tages­ge­schäft nicht mehr unter. Der Umfang der Pro­zess­be­glei­tung ori­en­tiert sich dabei am Kos­ten­rah­men der jewei­li­gen Werk­statt für das WfbM-Bench­mar­king. Klei­ne­re WfbM erhal­ten eine schlan­ke­re Beglei­tung, grö­ße­re wer­den häu­fi­ger und teils vor Ort bera­ten. Auf die­se Wei­se blei­ben die ver­trag­lich ver­ein­bar­ten Kos­ten unver­än­dert. Natür­lich kann in indi­vi­du­el­ler Abspra­che aber auch eine ande­re Vor­ge­hens­wei­se gewählt wer­den.