Projekt-Detail
Sie sind hier: Forschung & Lehre / Projekte
print

Einführung eines Dokumentenmanagementsystems unter besonderer Berücksichtigung des Prozessmanagements

Laufzeit:

01.03.2005 - 31.08.2006

Kurzbeschreibung des Projektes:

Ein wesentliches Element der Verwaltungsmodernisierung in Rheinland Pfalz ist das E-Governement. Ziel war es, mit der Digitalisierung der öffentlichen Verwaltung zum einen den Wirtschaftsstandort zu stärken und voranzubringen und somit die Wettbewerbsfähigkeit zu sichern und zum anderen den Service für den Bürger zu verbessern. Ein wichtiges Element zur Umsetzung von E-Government war die elektronisch unterstützte und gesteuerte Vorgangsbearbeitung durch ein Dokumenten-Management-System. Hierzu gehörte auch die Einführung und Nutzung der „elektronischen Akte“.
Ziel dieses Forschungsvorhabens war die Erforschung und Erprobung eines Konzeptes zur Prozessoptimierung und partizipativen Einführung eines prozessorientierten Dokumenten-Management-Systems für Kreisverwaltungen. Die pilothafte Erprobung und Evaluierung des Ansatzes erfolgte für drei Prozesse in der Kreisverwaltung Rhein-Hunsrück (Simmern), mit Unterstützung des Landkreistages Rheinland-Pfalz. Um die Übertragbarkeit der Ergebnisse zu erleichtern wurden die drei Pilotprozesse beispielhaft für alle Verwaltungsprozesse dahingehend gestaltet sein, dass

  • der erste Prozess nur intern ablief ohne weitere Schnittstellen ins Haus, eine kleinere strategische Bedeutung hatte und von nur geringer Komplexität war,
  • der zweite Prozess ebenfalls nur interne Abläufe hatte aber mit Schnittstellen innerhalb der Kreisverwaltung und
  • der dritte Prozess von strategischer Bedeutung war, Außenwirkung besaß und Schnittstellen zu Geschäftskunden und Landesbehörden hatte.

Die beiden wesentlichen Meilensteine des Forschungsprojektes waren zum einen die Modellierung und Optimierung der drei ausgewählten Pilot-Prozesse in Zusammenarbeit mit den Mitarbeitern und zum anderen die partizipative Beteiligung der Betroffen bei der Auswahl, Einführung und Gestaltung der neuen Software. Zur Anwendung kam hierbei das Kleingruppen unterstützte Projektmanagement. Mit dieser Methode wurde sichergestellt, dass alle betroffenen Mitarbeiter, sowohl die direkt also auch die indirekt betroffenen, frühzeitig mit in das Projekt einbezogen wurden. Besonders bei der Auswahl und Gestaltung der neuen Software war die Beteiligung der Mitarbeiter für die spätere Akzeptanz und Nutzung der Software von besonderer Bedeutung. Es wurde der softwareergonomische Ansatz verfolgt, dass die Software möglichst den Bedürfnissen der Nutzer angepasst wird und nicht umgekehrt. Zur Umsetzung dieses Ansatzes wurden u. a. Methoden und Erkenntnisse aus dem Software Usability Testing angewandt.

Die im Projektverlauf erarbeiteten konzeptionellen Forschungsergebnisse sowie die bei deren Erprobung gesammelten Erfahrungen wurden so aufbereitet und dokumentiert, dass auch andere Kreisverwaltungen davon profitieren können. Zu diesem Zweck wurde ein Leitfaden entwickelt, der die Verallgemeinerung und Übertragung der in Simmern erarbeiteten Lösungen auf die übrigen Kreisverwaltungen ermöglicht.

Publikation:

Zink, K.J.; Musold, E.; Behrens, S.:
Prozessorientierte Einführung eines Vorgangs-Bearbeitungs-Sytems in der kommunalen Verwaltung. Leitfaden zur Vorbereitung einer mitarbeiterorientierten Einführung eines Vorgangs-Bearbeitungs-Systems, 2006