Test des Dokumenten-Managementsystems – DMS
(Anbieter: d.velop)

Testzeitraum: 02.08. bis 13.08.2021

Informationen zum Hintergrund, der Zielsetzung, dem Ablauf und weiteren Dingen, die bei der Testung zu beachten sind, können Sie anzeigen lassen, indem Sie auf das Pluszeichen (+) vor dem jeweiligen Begriff klicken.

Im aktuellen Auswahlverfahren für ein Dokumenten-Managementsystems (DMS) ist eine Teststellung vorgesehen, deren Ergebnis Bestandteil der Wertungsentscheidung ist. Der Fokus der Wertung liegt dabei auf dem Bereich der sog. Gebrauchstauglichkeit (Usability). Diese wird durch Beschäftigte der Zentralverwaltung des Bezirksverbandes – also: durch Sie als Tester*innen – unabhängig von­ein­ander bewertet.

Sie als Tester*innen aus den verschiedenen Abteilungen der Zentralverwaltung des Bezirksverbandes haben innerhalb des vereinbarten Testzeitraums die Möglichkeit, vier verschiedene (für die Arbeit typische) Aufgaben an der Teststellung durchzuspielen. Im Anschluss bewerten Sie die Gebrauchstauglichkeit (Usability) der Software und der vom Anbieter zur Verfügung gestellten Materialien (Handbuch, integrierte Hilfe, etc).

Wichtig: Nicht Sie werden bewertet! Sondern Sie bewerten die Güte des Produktes (inkl. Zusatzmaterialien wie bspw. Handbücher oder Schulungsvideos). Wenn Sie bspw. im Rahmen der Testung Schwierigkeiten haben, eine Aufgabe umzusetzen, oder Ihnen die Unterlagen des Herstellers nicht ausreichend weiterhelfen, dann ist dies ein Zeichen, dass die Software oder die unterstützenden Materialien nicht gut gestaltet sind. Dies bitten wir Sie in der abschließenden Befragung entsprechend anzugeben / zu bewerten.

Sie führen die Testung alleine durch, diese Webseite führt Sie durch den gesamten Testprozess. Vier typische Aufgaben, die mit einem Dokumenten-Managementsystem (DMS) ausgeführt werden können, werden von Ihnen durchgespielt und abschließend bewertet. Da Sie natürlich das DMS noch nicht kennen, wurden die Anbieter aufgefordert, Schulungsunterlagen oder Anleitungen zu liefern, damit Sie sich vor jeder der vier Aufgaben jeweils vorbereiten bzw. einlesen können.

Die folgenden Schritte durchlaufen Sie bei der Testung (dazu bitte unten auf der Seite auf die hier fett hervorgehobenen Begriffe anklicken):

  1. Einführung: Informationen über die Nutzungsoberfläche / Erste Schritte: lesen / anschauen
  2. Aufgabe 1, Aufgabe 2, Aufgabe 3, Aufgabe 4: jeweils
    • Aufgabenstellung: durchlesen
    • Zugehöriges Schulungsmaterial (z.B. Video) oder Dokumentation des Anbieters: lesen / anschauen
    • Aufgabe: mit Hilfe der Teststellung durchspielen / erproben
  3. Abschluss: Befragung zur Gebrauchstauglichkeit (Usability): beantworten
  • Bitte führen Sie die Testung möglichst ohne größere Unterbrechungen durch
  • Am Schluss bitten wir Sie, den Fragebogen möglichst vollständig auszufüllen – Ihre Ergebnisse werden dann in die Auswahlentscheidung des DMS direkt einfließen
  • Sollten Sie noch Fragen zum Test haben, wenden Sie sich bitte an:
Logo Bezirksverband Pfalz

Hier geht es los …

In diesem Abschnitt bereiten wir die Testung vor, indem ein Zugang zum Testsystem hergestellt wird. All diese – ggf. etwas komplizierten – Schritte entfallen dann, wenn das DMS auf Ihrem Netzwerk installiert wäre. Daher bitten wir Sie, diese vorbereitenden Schritte NICHT in der Bewertung des DMS am Ende Ihrer Testung zu berücksichtigen, sondern Ihre Bewertung nur auf Grundlage Ihrer Erfahrungen bei der Ausführung der Testaufgaben abzugeben.

Bitte klicken Sie auf den nebenstehenden Knopf. Dadurch wird das Programm TeamViewer gestartet, mit dem Sie Zugang zu einem Rechner der Firma d.velop erhalten, auf dem das DMS sowie weitere Software installiert ist. Bitte lassen Sie dieses und das TeamViewer Fenster während dem gesamten Test gleichzeitig geöffnet.


Alternativ starten Sie die Software TeamViewer auf Ihrem Computer und geben unter „Computer fernsteuern“ die Partner-ID 155008402 ein.

Klicken Sie in dem Fenster auf „Erweitert“

Wählen Sie dann unter „Authentifizierung“ die Option „Windows“ aus

Als Benutzer geben Sie den Benutzer
training\pverwalter

und als Passwort (aus Sicherheitsgründen hier nicht angegeben)
[siehe Einladungs-E-Mail]

(am einfachsten kopieren Sie die Daten und fügen Sie im Dialogfenster ein)

Dann klicken Sie auf „Anmelden“

Wählen Sie „STRG + ALT + DEL senden“ aus, damit der Windows Anmeldedialog erscheint.

bei Aufruf aus einem Windows-System

bei Aufruf aus einem OSX-System (Apple-Computer)

Geben Sie nun erneut das Passwort von oben in das Eingabefeld ein und drücken „Return“

Starten Sie nun den Browser „Google Chrome“, der auf dem Schreibtisch des entfernten Rechners abgelegt ist, mit einem Doppelklick.

Einführung / Erste Schritte

Auf dem entfernten Rechner wird im Browser nun das Anmeldefenster für das DMS angezeigt. Geben Sie als Benutzername Training\kkanzlei und als Passwort [siehe Einladungs-E-Mail] ein. Klicken Sie schließlich auf „Anmelden“. Nun sind Sie im DMS als Nutzer angemeldet und sehen die Benutzungsoberfläche der Startseite des DMS.

Hinweis
Im Rahmen der Verwendung dieser Testumgebung werden Sie ggf. öfters aufgefordert die Benutzerdaten einzugeben und sich damit zu authentifizieren. Dies wäre im Falle einer Installation vor Ort nur einmal bei der ersten Anmeldung erforderlich.

Der Anbieter der Software hat eine Kurzeinführung in Form eines PDF-Dokumentes erstellt, das Sie hier lesen können (2 Seiten).

Anschließend sollten Sie sich die „Geführte Tour“ anschauen, die Sie auf der Startseite rechts oben unter dem Fragezeichen-Symbol finden. Diese Tour zeigt Ihnen Schritt für Schritt die Elemente der Benutzungsoberfläche.


Bitte klicken Sie nach Abschluss dieser Einführung links auf den Reiter „Aufgabe 1“, um fortzufahren.

Aufgabe 1

a) Ihre Testaufgabe

Suchen Sie ein Dokument im DMS, nutzen Sie dazu die Suchfunktion und probieren Sie die verschiedenen Suchoptionen aus, die angeboten werden.

b) Schulungsmaterial zu dieser Aufgabe

Der Anbieter hat die folgenden Unterlagen zur Kurzeinweisung in diese Aufgabe geliefert:

c) Aufgabe im DMS umsetzen

Bitte versuchen Sie nun, diese Aufgabe mit Hilfe des DMS auf dem entfernten Rechner umzusetzen.


Bitte klicken Sie nach Abschluss dieser Aufgabe links auf den Reiter „Aufgabe 2“, um fortzufahren.

Aufgabe 2

a) Ihre Testaufgabe

Erstellen Sie ein neues Office-Dokument (bspw. Word, Excel oder PowerPoint) und speichern Sie dieses im DMS.

b) Schulungsmaterial zu dieser Aufgabe

Der Anbieter hat die folgenden Unterlagen zur Kurzeinweisung in diese Aufgabe geliefert:

c) Aufgabe im DMS umsetzen

Bitte versuchen Sie nun, diese Aufgabe mit Hilfe des DMS auf dem entfernten Rechner umzusetzen.


Bitte klicken Sie nach Abschluss dieser Aufgabe links auf den Reiter „Aufgabe 3“, um fortzufahren.

Aufgabe 3

a) Ihre Testaufgabe

Tragen Sie eine E-Mail (Outlook) und deren E-Mail-Anhang in das DMS ein.

b) Schulungsmaterial zu dieser Aufgabe

Der Anbieter hat die folgenden Unterlagen zur Kurzeinweisung in diese Aufgabe geliefert:

c) Aufgabe im DMS umsetzen

Bitte versuchen Sie nun, diese Aufgabe mit Hilfe des DMS auf dem entfernten Rechner umzusetzen.


Bitte klicken Sie nach Abschluss dieser Aufgabe links auf den Reiter „Aufgabe 4“, um fortzufahren.

Aufgabe 4

a) Ihre Testaufgabe

Überarbeiten / verändern Sie ein Dokument im DMS (z.B. Word-Dokument, Excel-Datei) und speichern das Ergebnis im DMS.

b) Schulungsmaterial zu dieser Aufgabe

Der Anbieter hat die folgenden Unterlagen zur Kurzeinweisung in diese Aufgabe geliefert:

c) Aufgabe im DMS umsetzen

Bitte versuchen Sie nun, diese Aufgabe mit Hilfe des DMS auf dem entfernten Rechner umzusetzen.


Bitte klicken Sie nach Abschluss dieser Aufgabe links auf den Reiter „Abschluss“, um fortzufahren.

Abschluss

Das Dokumenten-Managementsystem (DMS) soll gemäß der Leistungsbeschreibung intuitiv nutzbar sein, eine einfache Bedienoberfläche aufweisen und eine effiziente Suchmöglichkeit bieten. In dieser Testung hatten Sie die Möglichkeit, sich einen ersten Eindruck davon zu verschaffen, inwieweit diese Ziele von der Software und den Begleitmaterialien erreicht werden. Bitte berücksichtigen Sie aber, dass mit der Beschaffung eines DMS auch ausführliche Schulungen einhergehen werden, die zu einem tieferen Verständnis dieser getesteten und weiterer Funktionen führen werden, als die kurzen Schulungssequenzen in dieser Testung vermitteln konnten.

Zum Abschluss der Testung dieses Produktes bitten wir Sie nun um das Ausfüllen eines Fragebogens, in dem die genannten Aspekte von Ihnen bewertet werden können. Bitte klicken Sie dazu auf den folgenden Link, es öffnet sich ein neues Fenster in dem dann der Fragebogen angezeigt wird:


Wenn Sie den Fragebogen ausgefüllt und die Ergebnisse abgesendet haben, können Sie das Befragungsfenster und das Fenster mit dem DMS schließen. Damit ist die Testung beendet. Herzlichen Dank für Ihre Unterstützung!